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A F R A N é uma empresa de prestação de serviços na área de eventos, marketing e consultoria. O principal foco de interesse da empresa é a captação, geração, organização, TREINAMENTOS, CAPACITAÇÃO e prestação de serviços a eventos.
No conceito da empresa, os princípios a serem aplicados em cada trabalho desenvolvido são: Planejamento, eficiência, transparência e profissionalismo. Isto significa assumir plenamente todo planejamento e execução das ações, traduzindo para nosso cliente uma prestação de serviços de alta qualidade que refletirá no completo sucesso do evento.
Primando pelo profissionalismo e excelência na qualidade, estamos aptos a desenvolver diversas ações em seu evento, seja ele Congresso, Convenção, Seminário, Simpósio, Conferência, Encontro, Workshop, Rodada e Bolsa de Negócios, Feira, Exposição, Promoção e Lançamento de Produtos.
- Planejamento, organização, operacionalização e gerenciamento global ou setorial de eventos.
- Execução e controle global ou segmentado
- Consultoria e gerenciamento na seleção de espaços físicos, hospedagem, transporte e receptivo.
- Coordenação de cerimonial, secretaria executiva e plenária.
- Comunicação visual, divulgação, brindes e peças promocionais.
- Assessoria de imprensa e relações públicas
- Gerenciamento e comercialização de feiras ou exposições
- Design e montagem de stands
- Atendimento personalizado a grupos vips ou segmentados
- Captação de recursos e desenvolvimento de projetos especiais
- Planejamento e seleção de recursos humanos, com treinamento específico.
- Planejamento e locação de materiais e equipamentos de avançada tecnologia
- Planejamento e locação de serviços de filmagem, fotografia, segurança, limpeza, tradução simultânea, buffet, iluminação, sonorização, sinalização, ambulatório, paisagismo.
Dentre os principais trabalhos prestados na organização e assessoria a eventos estão :
Planejamento
- Elaboração do planejamento do evento, incluindo gestão e estimativa dos custos envolvidos.
- Elaboração do cronograma de atividades com os itens pertinentes ao evento, estipulando datas e responsabilidades, incluindo a realização de reuniões periódicas com o promotor.
- Supervisão e assessoria na criação da programação e comunicação visual do evento, definindo o logotipo e padrões de comunicação gráfica.
- Supervisão de peças publicitárias e material específico do evento: folder, crachás, certificados, banners e outros.
- Assessoria e desenvolvimento da divulgação do evento através da mídia.
- Assessoria e desenvolvimento do Layout incluindo todos os espaços do evento.
- Assessoria e acompanhamento na definição do local sede, cia. aérea, hotéis, transportadora terrestre e agência receptiva.
- Assessoria na criação do material promocional da feira.
- Elaboração de proposta a ser enviada a possíveis patrocinadores.
- Assessoria na definição da programação social, técnica e científica do evento.
- Elaboração do Plano de patrocínios e proposta de comercialização dos stand.
- Assessoria na definição da montadora oficial, apresentando no mínimo 03 orçamentos.
- Assessoria para definição do valor a serem comercializados os stands, espaços ou merchandising.
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Trabalhos de secretaria antecipada
- Receber as inscrições e processar o credenciamento dos participantes.
- Recebimento dos valores de inscrição, através de conta bancária, realizando o controle financeiro.
- Preparação e manuseio da mala direta.
- Conferencias das inscrições.
- Emissão de relatórios periódicos.
- Pré - secretaria de atendimento e informações aos interessados via telefones, fax, e-mail, incluindo atendimento Toll Free (0800).
- Acompanhamento e assessoria na definição do material a ser distribuído junto aos participantes.
- Desenvolvimento de textos relativos ao evento e sinalização.
- Controle e instalação de toda sinalização e comunicação visual no local do evento.
- Elaboração da estrutura de recepção dos participantes.
- Treinamento e supervisão dos serviços de secretaria e recepção do evento.
- Elaboração de roteiro do cerimonial de abertura.
- Seleção criteriosa e treinamento de recursos humanos capacitados para os atendimentos necessários em todos os setores do evento.
- Coordenação do serviço de assessoria de imprensa.
- Consultoria e gerenciamento das reservas de espaços físicos, hospedagem, transporte e receptivo.
- Coordenação e acompanhamento da montagem.
- Prestação de serviços a expositores.
- Elaboração de mailing e envio de materiais às empresas potenciais.
- Realização de tele marketing.
- Recebimentos e cadastramentos de trabalhos para posterior envio a comissão científica.
- Levantar as necessidades do local e prepará-lo através da contratação de materiais, serviços e equipamentos necessários, após aprovação do C. O., através de análise e orçamentos de fornecedores, incluindo: material gráfico, equipamentos, tradutores, buffet, coquetel, jantares, almoços, coffee break, traslados, sinalização, ornamentação, pastas, crachás, canetas, blocos, e certificados.
- Contato com os conferencistas para emissão de convites e posterior contatos para confirmações de chegada e necessidades de equipamentos para exposição dos trabalhos, bem como solicitação de currículo básico para apresentação.
- Elaboração da listagem das autoridades convidadas e dos palestrantes.
- Promoção de reunião com o C. O. para apresentação dos recursos humanos contratados.
- Serviço e controle das reservas dos apartamentos no hotel.
- Responsável pela comercialização da feira, desenvolvendo inúmeras ações para a venda de stands, tais como: contato com potenciais empresas, contratação de promotores e promoção da Feira.
- Elaboração e envio de contratos.
- Montagem de pastas.
- Digitação e emissão de etiquetas para crachás.
- Preparação das listagens e credenciamento dos expositores.
- Coordenação da instalação e teste dos equipamentos.
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Trabalhos realizados durante o evento:
- Receptivo Vip dos palestrantes e participantes do evento.
- Coordenação de todos os equipamentos contratados.
- Coordenação de recursos humanos contratados.
- Coordenação e operacionalização de sala de slides-desk.
- Coordenação e serviços de secretaria executiva durante o evento.
- Sinalização geral dos locais do evento.
- Coordenação do cerimonial de abertura.
- Elaboração do display de mesa com os nomes dos participantes da mesa diretiva.
- Determinação da operacionalização dos serviços e salas no local do evento.
- Conferência diária das mesas diretoras.
- Controle diário das listas de presença.
- Assessoria na produção de materiais para apresentação dos conferencistas.
- Coordenação e funcionamento da plenária.
- Elaboração das listagens dos participantes.
- Coordenação do coffee break e central de recados.
- Assessoria aos expositores.
- Coordenação dos serviços de limpeza e segurança.
- Coordenação e supervisão dos trabalhos e atendimento geral no período do evento, em todo horário de funcionamento do evento.
- Entrega de pastas e crachás aos participantes do evento.
- Emissão e entrega de certificados dos participantes.
- Emissão de certificados dos palestrantes e organização por salas para serem entregues após a cada apresentação.
- Recebimentos e processamento de novas inscrições no local do evento.
- Fixação de banners dos patrocinadores.
- Venda de ticktes para eventos sociais se necessários.
Trabalhos realizados pós-evento
- Preparação de lista de participantes, incluindo informações complementares, em CD-R.
- Fechamento financeiro do evento.
- Elaboração e envio de cartas de agradecimentos aos palestrantes, patrocinadores e colaboradores.
- Elaboração do relatório final do evento, incluindo fotos e modelos das peças publicitárias do evento.
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